Le procureur de l'Association professionnelle des ingénieurs du gouvernement a informé la commission que l'association renonçait à son statut d'intervenant, qui ne lui permet pas d'intervenir à sa convenance. L'APIGQ indique qu'elle continuera de suivre les travaux.
Me Labrie, qui représente Jacques Duchesneau, informe la commissaire qu'il ne peut être présent demain après-midi. Il demande à ce que l'interrogatoire de M. Duchesneau se termine demain avant-midi. Me Lussier n'a pas d'objection.
La juge Charbonneau accepte la requête et suspendra les audiences demain après-midi, mais précise que les avocats devront à l'avenir s'ajuster à l'horaire de la commission et non l'inverse.
L'avocat du procureur général, Me Boucher, fournira cet après-midi des informations sur les échanges que Transports Québec a pu avoir avec d'autres provinces au sujet de leurs façons de procéder en matière de contrats.
Le témoignage de M. Carpentier se poursuit avec les exceptions aux appels d'offres publics.
Des contrats peuvent être accordés sans appels d'offres lorsqu'il y a une situation d'urgence de restaurer, de reconstruire ou de stabiliser dans les circonstances suivantes :
1) La mobilité des usagers cause une congestion telle que l’efficacité des services d’urgence est compromise OU
2) L’augmentation du débit de circulation sur le chemin de détour menace la sécurité des personnes ou l’intégrité des infrastructures sur le chemin de détour OU
3) La longueur et/ou la durée du chemin de détour engendrent des problématiques importantes aux services d’urgence OU
4) L’état de l’infrastructure peut se détériorer si des mesures ne sont pas prises rapidement.
Comment les contractants sont-ils choisis dans ces cas? demande Me Lussier. Ça dépend de plusieurs facteurs (besoins, disponibilité, nature de l'intervention, etc.), répond M. Carpentier. Ce sont des contrats de gré à gré, dont les prix sont établis en fonction des coûts réels. Les firmes présentent des factures pour les matériaux et les coûts de main-d'oeuvre. Les taux horaires sont déjà fixés. Le ministère a plus tendance à faire affaire avec des entreprises qui ont une bonne réputation dans ces cas-là, dit M. Carpentier. Ces contrats sont publiés sur le Système électronique d'appels d'offres (SEAO).
L'interrogatoire de Me Lussier est brièvement interrompu. Une avocate dépose divers documents demandés plus tôt par la Commission, dont la liste des firmes qui ont demandé à connaître les membres des comités de sélection qui ont évalué les soumissions qu'elles avaient déposées, le Registre des entreprises non admissibles, le recueil des politiques de gestion pour la constitution et le fonctionnement des comités de sélection et des documents relatifs aux contrats à exécution sur demande accordés par Transports Québec.
La juge Charbonneau note que les noms de plusieurs firmes « reviennent à plusieurs reprises » dans la liste des firmes qui ont demandé à connaître les membres des comités de sélection qui ont évalué les soumissions qu'elles avaient déposées.
Le témoignage de M. Carpentier reprend.
Dans le cas où le ministère reçoit une seule soumission conforme pour un contrat donné, Transports Québec a l'obligation de communiquer avec les entreprises qui se sont procuré les documents d’appel d’offres et qui n’ont pas soumissionné. On leur soumet un questionnaire pour savoir pourquoi elles n'ont pas soumissionné. L'autorisation de la sous-ministre est nécessaire avant la conclusion du contrat.
M. Carpentier dit que les entreprises n'indiquent jamais qu'elles ont été victimes de pression, sauf pour un cas où le ministère a choisi d'informer l'UPAC.
Lorsque le prix d'une soumission est supérieur à 10 % ou inférieur à 20 % de l’estimation, le chargé de projet doit produire une analyse des écarts des 3 plus basses soumissions et déterminer si le montant estimé est erroné ou si le prix soumis est trop élevé. Il formule ensuite une recommandation: soit reprendre le processus d’appel d’offres, soit recommander que le sous-ministre adjoint accorde le contrat.
Lorsque le prix est plus bas, c'est une « bonne nouvelle », et on ne retarde pas l'adjudication du contrat (contrairement à lorsque le prix est supérieur), mais on fait quand même une analyse pour comprendre ce qui explique cet écart.
Faites-vous un bilan annuel de ces cas où les écarts sont importants? demande Renaud Lachance. Oui, dit le témoin. On peut les avoir par direction territoriale notamment. Ces analyses ne permettent pas de dégager de grandes tendances, croit M. Carpentier.
Une firme de services professionnels qui a fait une mauvaise évaluation d'un prix ne peut être blâmée que dans un éventuel rapport d'évaluation.
Au cours de la prochaine année, le ministère veut mieux utiliser la cote de rendement d'une entreprise pour accorder des contrats.
Transports Québec fait ses propres évaluations des prix au départ, et les compare avec celles faites par la firme privée qui prépare les plans et devis. On cherche à être à l'intérieur d'un écart de 10 %. Pour les enrobés bitumineux, ce n'est pas très difficile, mais pour des travaux plus complexes, ça peut l'être.
Autre sujet : l'homologation des produits et la qualification des fournisseurs, deux axes d’intervention qui visent la reconnaissance, par Transports Québec, de la conformité d’un produit ou d’un fournisseur relativement à des normes ou à des spécifications techniques préalablement établies
Le ministère utilise cette procédure par exemple pour s'assurer que des produits soient conformes avant qu'ils n'arrivent sur un chantier. On parle par exemple de luminaires, de murs de soutènement, de ponceaux, de produits de marquage des routes, etc. Ce sont des comités techniques qui procèdent à l'homologation.
Cherche-t-on à avoir plusieurs fournisseurs?, demande Me Lussier. On vise à avoir trois fournisseurs potentiels. Pour établir une liste, ça prend au moins deux fournisseurs. Pour certains produits, il peut y avoir 10-15-20 fournisseurs cependant.
Ce sont les appels d'offres qui spécifient que Transports Québec exige un produit homologué. Pour l'année financière se terminant le 31 mars 2012, le ministère a accordé 28 contrats pour des produits homologués, pour une valeur totale de 16,6 millions de dollars, dont 10,5 millions pour des produits de marquage de routes.
Annuellement, la valeur des contrats adjugés pour des produits homologués représente entre 13 % et 15 % de la valeur totale des contrats d’approvisionnement de 25 000 $ et plus adjugés par Transports Québec (126 M$).
Fin des questions sur l'octroi des contrats, on passe maintenant à leur gestion.
La surveillance du chantier ne peut plus être confiée à la firme qui a conçu le projet depuis février. Il y a une directive à ce sujet.
Pourquoi ce changement? demande la juge Charbonneau. C'est lié au rapport Duchesneau, pour éviter qu'il y ait des coûts dissimulés, dit M. Carpentier, et pour accroître l'imputabilité des firmes. Autrement, ajoute-t-il, c'est aussi plus facile de faire de la collusion.
Renaud Lachance note qu'un affilié, c'est-à-dire un actionnaire qui détient 50 % des parts d'une firme qui a fait la conception d'un projet, ne peut faire la surveillance du chantier, mais qu'en est-il quand c'est 40 %. M. Carpentier répond que le ministère peut alors aussi évoquer une question de conflit d'intérêts pour empêcher cela. Il faut que ce soit jugé par le service juridique du ministère.
C'est quoi un conflit d'intérêts pour le ministère? demande la juge Charbonneau. « Une situation qui fait que le ministère pourrait être pénalisé par une situation donnée, que les intérêts du ministère soient mal défendus », répond. M. Carpentier n'a pas d'exemple en tête.
La juge s'étonne qu'une firme qui fait la surveillance d'un chantier puisse détenir 49 % des actions de la firme qui a fait la conception des travaux. « Ça doit être regardé », concède M. Carpentier, qui rappelle qu'on peut évoquer la clause sur les conflits d'intérêts.
Un contrat peut être modifié dans la mesure où la modification demeure un accessoire du contrat et n’en change pas la nature. Cela peut inclure par exemple des ouvrages imprévus, des conditions manifestement différentes de celles qui étaient prévues au départ, ou lorsque le chantier s'étire et que la surveillance doit conséquemment être prolongée.
Le ministère a mis en place un processus d’approbation des modifications aux contrats qui occasionnent une dépense supplémentaire. Cela doit être généralement être approuvé par un sous-ministre. Une modification ne requiert cependant pas d'autorisation lorsqu'elle résulte d'une variation du montant sur lequel doit s'appliquer un pourcentage déjà établi d'une variation d'une quantité pour laquelle un prix unitaire a été convenu.
L’avenant est le document qui modifie l’objet, les clauses ou les conditions du contrat original après sa signature. Un avenant doit notamment être préparé pour :
Autoriser l’exécution et le paiement d’ouvrages imprévus lorsqu’ils sont nécessaires;
Formuler une entente concernant un changement des conditions d’exécution lorsque ces conditions sont manifestement différentes de celles indiquées au contrat et autoriser les coûts additionnels s’y rattachant;
Autoriser le paiement des coûts additionnels associés aux variations de prix unitaires (renégociations de prix unitaires);
Autoriser une prolongation de délai d’exécution;
Autoriser une demande de modification provenant de l’entrepreneur.
Un avenant est préparé par la firme responsable de la surveillance avec le chargé de projet au ministère. Un rapport justificatif est alors écrit. Il s'agit d'une proposition, qui fait éventuellement l'objet d'une négociation. Les avenants pour une prolongation de délai sont particulièrement délicats, puisque des pénalités sont prévues pour des délais imprévus.
Lorsqu’il ne peut y avoir d’entente entre les parties, Transports Québec fixe le prix de l’avenant. L’entrepreneur conserve en tout temps le droit de présenter une réclamation s’il se croit lésé. Il ne peut refuser d’exécuter les ouvrages en question, indique M. Carpentier.
Lorsqu'il y a un différend sur un avenant, il peut y avoir d'abord une négociation. À défaut d'entente, l'entrepreneur peut présenter une réclamation au sous-ministre dans les 120 jours suivant l'estimation du ministère. L'entrepreneur doit fournir une description et une preuve de travaux additionnels ou d’un dommage subi, préciser la responsabilité du ministère par rapport aux événements et à l’interprétation des documents contractuels et fournir une évaluation détaillée des dommages réclamés. Si cela ne permet pas de régler le litige, on peut se retrouver devant un tribunal ou un arbitre.
